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Microsoft 365(旧 Office 365)
複数台でメールを読み書きしている場合,1台で開封すると他でも既読になる
- 全てのメールをメールサーバ上に保存したまま管理します.
- 複数端末からのメール状態(未読・既読・返信済等)を全てメールサーバ上で一元管理します.
- 利用した新メールシステムではセキュリティ対策も向上しています.
Office 365 のメールアドレスに届いたメールに返信しようとすると,返信アドレス選択のメッセージが出る
Office 365 (Outlook Web App) で「歯車」>「オプション」>「アカウント」>「接続されているアカウント」で転送設定をしている場合,Office 365 のメールボックスに送られたメールには,ヘッダに Resent-From: がつきます.
そのため,このメールに返信する際,(Becky! などの)一部のメールソフトでは,
これは,転送メッセージです.
どちらのアドレスに返信するかを選択してください.
・Resent-From: のアドレス
・From: のアドレス
・両方
などのような「返信アドレス選択メッセージ」が出る場合があります.(Thunderbird では,Resent-From: があっても,From: アドレスに返信されるので,このような「返信アドレス選択メッセージ」は出ません.)
メール返信のたびに,この「返信アドレス選択メッセージ」が表示されて煩わしい場合,改善策としては以下があります.
- Office 365 の転送設定をやめる.(Resent-From: ヘッダがつかなくなります.)
- 転送設定を維持したい場合は,メールソフトを(Becky! 等以外のもの,例えば Thunderbird 等に)変える.
- Becky! 以外のメールソフトは使いたくない,しかし,Office 365 に来たメールを Gmail で集約して読み書きしたい場合は…
Office 365 で転送設定を行うのではなく,Gmail の「設定」>「アカウントとインポート」>「POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認」から下記の設定例に従って,自分の POP3 メール アカウントを追加して下さい.
Office 365 に転送設定を入れるのではなく,Gmail から取りにいかせる設定を入れるということです.
Outlook Web Appで連絡先を作成する(個別)
Outlook Web Appで個別の連絡先を作成する方法は以下の手順になります。
- 左上「Office365」を押して,アプリの一覧が表示されたら、「People」を選択します。
- 左上の「新規作成」を押します。
- 「連絡先の作成」を選択します。
- 「メールアドレス」と「表示名」など情報を入力して,「保存」を押す。
Outlook Web Appで連絡先を作成する(グループ)
Outlook Web Appで連絡先のグループを作成する方法は以下の手順になります。
- 左上「Office365」を押して,アプリの一覧が表示されたら、「People」を選択します。
- 左上の「新規作成」を押します。
- 「連絡先のリスト」を選択します。
- 「連絡先リストの名前」を入力し,「メンバー」の欄に登録するメールアドレスを入力して「Enter」キーを押してメンバーを追加していき,入力が終わったら「保存」を押します。
メールの自動振り分け
Outlookをご使用の場合はこちらの方法では設定できませんので、Outlookの電子メールの仕分けルールをご利用ください。
例. 件名「振り分けたい単語」のメールを「振り分けフォルダ」に自動振り分けする
- Office 365にアクセスします。
- 振り分け先のフォルダを作成します。既に存在する場合は4に飛びます。
+をクリックします。 - フォルダ名を入力します。
- 右上の「設定」から「オプション」を選択します。
- 「受信トレイのルール」を選択して「+」をクリックします。
- 名前「振り分けルール1」を入力します。名前は何でもかまいません。
- メッセージの到着時、および「次の単語が含まれている場合」「件名内」を選択します。
- 単語または語句の指定「振り分けたい単語」を入力し「+」を押し[OK]をクリックします。
- 赤枠のように表示されていることを確認します。
- 実行する処理「移動、コピー、または削除」「メッセージを次のフォルダーに移動する」を選択します。
- 「振り分けフォルダ」を選択し、[OK]をクリックします。
- 赤枠のように表示されていることを確認し[OK]をクリックします。
- 「振り分けルール1」が追加されていることを確認します。
Office 365の迷惑メール対策
Office 365にサインインします。
迷惑メールを表示させて、「・・・」をクリックして「迷惑メールとしてマーク」を選択します。これで迷惑メールの設定が完了し、当該メールが「迷惑メール」というフォルダに移動します。
Outlookの迷惑メール対策
Microsoft 迷惑メール報告アドインをダウンロードし、インストールします。
- Outlookを再起動します。
- 迷惑メールを表示させた状態で、メニューの「迷惑メール」をクリックします。
- 「はい」をクリックします。
Peopleで漢字氏名の検索や内線番号の検索を行いたい
「People」の機能から日本語名にて検索する場合、利用者が各自「表示名」もしくは「姓」・「名」の欄に日本語名を入力している必要があります。また、「勤務先電話」の欄に内線番号を入力すると「People」機能にて確認することもできます。
Webメール(Outlook Web app)にてアカウント情報を以下通りに設定すると検索できるようになります。
- Office 365にアクセスします。
- 右上の「設定」から「オプション」を選択します。
- 「全般」を押して下位のメニューを開いて「マイアカウント」を選択します。
- 自分の情報が表示されたら、「表示名」の欄は任意で入力をして,「名」と「姓」の欄に日本語名で入力し,「勤務先電話」に弘前大学の内線番号等の連絡先を入力して,「保存」を押します。
役職付のメールアドレスなど個人名を入力しない場合、所属と担当を分けて入力すると検索がしやすくなります。(例: 「姓」に「社会連携課」 ,「名」に「総合情報処理センター担当」 等)
検索方法については、以下を参照ください。
Web版のOffice 365にアクセスできない
Web版のOffice 365にアクセスやサインインできない、またはアクセスしているが、表示がおかしい場合は、以下の内容を試してみてください。
- https://login.microsoftonline.com/ にサインイン後メールが利用可能か確認してください。
- 使用しているブラウザのキャッシュの削除を行った後、Office 365 からサインアウトして、ブラウザを再起動してください。
- Microsoft Edge の削除方法(外部リンク)
https://support.biglobe.ne.jp/settei/browser/edge/edge-012.html - Firefox の削除方法(外部リンク)
https://support.mozilla.org/ja/kb/how-clear-firefox-cache - Google Chrome の削除方法(外部リンク)
https://support.google.com/accounts/answer/32050?hl=ja - Safari 削除方法(外部リンク)
http://cs.zaq.ne.jp/knowledgeDetail?an=000004212
- Microsoft Edge の削除方法(外部リンク)
- Microsoft Edge を使用し、なおかつ「2.」で改善しない場合は、InPrivate モードでOffice 365にアクセスが可能か併せて確認してください。
- Microsoft Edge の InPrivate モード起動方法
右上のメニューから「新しいInPrivateウインドウ」をクリック。
- Microsoft Edge の InPrivate モード起動方法
- 「2.」で改善されない場合は、ブラウザのリセット(初期状態に戻す)を実施すると改善する場合があります。なお、ブラウザによって削除する情報が異なりますのであらかじめ削除内容を確認の上実施してください。
- Microsoft Edge のリセット方法(外部リンク)
https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?PID=7011-0350 - Firefox のリセット方法(外部リンク)
https://support.mozilla.org/ja/kb/refresh-firefox-reset-add-ons-and-settings - Google Chrome のリセット方法(外部リンク)
https://support.google.com/chrome/answer/3296214?hl=ja
- Microsoft Edge のリセット方法(外部リンク)
上記「4.」の状況でも改善しない場合は、情報基盤センターへ連絡してください。また、この時以下の内容の確認についてご協力をお願いします。
- 他ブラウザを利用しても同じ状況が発生するか。
- 他の端末で利用しても同じ状況が発生するか。
- 学外と学内など他のネットワークを利用しても同じ状況が発生するか。
- エラー表示がある場合、その画面のキャプチャー
Hiroin ID 削除後の電子メール
Hiroin IDが削除されると新しいメールは届かなくなり、古いメールも閲覧できなくなります。Web版のOffice 365にもアクセスできなくなります。古いメールを閲覧したい場合は、Hiroin IDが削除される前に以下を参考にパソコンにメールを取り込んでください。
Thundirbirdの場合
- Hiroin IDの部分を右クリックして[設定]をクリックする
2. [同期とディスク領域]-[すべてのメッセージをローカルに同期する]を選択してOKをクリックする
OutLookの場合
1.[ファイル]をクリックする
2.[アカウント設定]をクリックする
3.Hiroin IDが選択して[変更]をクリックする
4.インジケータを右端までドラッグして[次へ]をクリックする
5.[OK]をクリックしてOutlookを再起動する
信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定されないようにするには?
信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定され,受信トレイから迷惑メールフォルダに移動させられてしまい,「大事なメールが届いていない!」というご相談を受けることがあります.
迷惑メールと誤判定されることを防止するには,以下のように信頼できる差出人を登録して,迷惑メールフォルダに移動しないように設定してください.
Outlook Web App の「オプション」>「メール」>「アカウント」の「許可/拒否」
https://outlook.office.com/owa/?path=/options/blocksenders
から,「信頼できる差出人と宛先のリスト」にメールアドレスを追加し,「保存」します.
また,弘大メールアドレス(@hirosaki-u.ac.jp)はここでは追加できないようですので,「連絡先からのメールを信頼する」にチェックして,Outlook Web App の「連絡先」
https://outlook.office.com/owa/?path=/people
の「個人用の連絡先」にメールアドレスを追加します.
一斉送信メールを別のフォルダーに整理したい
受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしい,なんとかしたいという場合。
件名が「(一斉送信)」から始まるメールを,自動で受信トレイから別のフォルダーに整理する例を以下に示します.
- Office 365 の Outlook で,「フォルダー」の右の「+」をクリックして,フォルダーを新規作成します.以下の例では,「一斉送信されたメール」という名前のフォルダーを作成しています.
- Office 365 の「設定」(歯車のマーク)から「アプリの設定」>「メール」を選択.
- 「受信トレイと一括処理ルール」で「+」をクリック.
- 以下の例にならって,件名に(一斉送信)という単語が含まれている場合,メッセージを「一斉送信されたメール」フォルダーに移動する,というルールを作成します.
- このルールを作成しオンにすると,それ以降はこのルールによって,件名に(一斉送信)がつくメールは自動的に「一斉送信されたメール」フォルダーに移動され,受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしいということがなくなります.
Office 365 のパスワードを変更する場合
弘前大学内にいないときに緊急でメールのパスワードを変更する必要がある場合に行います。統合認証(Microsoft365・弘大クラウド・CAMPUSSQUARE等のIDパスワードを管理)とのパスワードの不整合を解消するため,弘前大学に戻ったときに必ずパスワードの変更作業を行ってください。
参考:
How to change my Display name?
This FAQ is mainly for Students from abroad.
You may feel uncomfortable about you display name which appears with 2-byte characters.
You can change your “Display name” by yourself in the following way.
First,
- Log in Office 365
https://outlook.office365.com/ - Choose “My account” from the top bar, right end:
- Then, choose Setting (Gear Icon) — (1) of the figure below:
Choose
Your app settings
“Mail” — (2) of the figure below:
- On the left-side of the browser window, you can see
Options
Shortcuts
General
“My account” — (3) of the figure below:
- Choose “My account”, and you can change
“Display name”.
OneDriveでサインインが度々求められる
Windowsの場合は下記の手順をお試しください。
1. Internet Explorer の設定を確認する
————————————-
1) Internet Explorer を開き、右上 [歯車マーク] をクリックし、[インターネット オプション] を開きます。
2) [全般] のタブをクリックします。
3) “終了時に閲覧の履歴を削除する” のチェック項目を外し、[適用] をクリックし、[OK] をクリックして閉じます。
2. 信頼済みサイトの登録内容を確認する
————————————
1) Internet Explorer のメニュー バーにて [ツール] – [インターネット オプション] をクリックします。
2) [セキュリティ] タブをクリックし、[信頼済みサイト] – [サイト] をクリックします。
3) [Web サイト] に次の URL が表示されていない場合は、一行ずつ追加します。
https://portal.office.com
https://*.sharepointonline.com
https://*.officeapps.live.com
https://*.cdn.office.net
https://*.osi.office.net
https://*.microsoft.com
https://*.microsoftonline.com
https://*.windows.net
https://*.sharepoint.com
https://*.akamaihd.net
https://*.azure-dns.com
https://*.azure-dns.net
https://*.azure-dns.org
https://*.azure-dns.info
4) [閉じる] – [OK] と順にクリックします。
3. [WebClient] のサービスを自動開始に設定する
———————————————
1) [ファイル名を指定して実行] の画面を開きます。
2) [名前:] 欄に [services.msc] を入力し、[Enter] キーを押下します。
3) サービスの一覧から、 [WebClient] を探してダブル クリックします。
4) [全般] タブの中で、[スタートアップの種類] を [自動] に設定し、[サービスの状態] にて [開始] をクリックします。
5) ウィンドウ右下の [適用] をクリックしてから、[OK] をクリックします。
6) ローカル PC を再起動します。
4. Office 365 にサインインする際に “サインインの状態を維持しますか?” を有効にする
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本機能をご利用の場合、Office 365 サインイン時に、必ず “サインインの状態を維持しますか?” にて [はい] を選択していただき認証情報を保持していただく必要がございます。
以下の操作を実施済みか、ご確認をお願いいたします。
1) Office 365 へのサインインします。
2) “サインインの状態を維持しますか?” のメッセージが表示されますので、[はい] をクリックします。
メールボックスの空き容量を確認したい
1. Office365にサインインする
2. 右上の設定(歯車アイコン)をクリックする
3. 右下の[Outlookのすべての設定を表示]をクリックする
4. [全般]-[ストレージ]タブを選択する
メールボックスは50GBです。
49.5GBを超えると送信できなくなります。
50GBになると送受信できなくなります。
スマートフォンの機種変更
電話番号を引き継いでスマートフォンの機種変更を行った場合の設定手順です。スマートフォンにはあらかじめ「Microsoft Authenticator」をインストールしておいてください。
- App Store(iOS)
- Google Play(Android)
- サインインします
アカウントにサインイン - [Microsoft Authenticator アプリを現在使用できません]
(このウインドウが表示されずにサインインできた場合は5番に飛ぶ) - IDを確認する方法を選択する
- 携帯電話のSMSを確認してコードを入力する
- [アカウントを表示]
- [セキュリティ情報]
- 2の認証画面が表示された場合は、2~4を実行する
- 旧スマートフォンの情報を[削除]
- [OK]
- [サインイン方法の追加]
- [認証アプリ]
- [次へ]をクリック
- [次へ]をクリック
- 新しいスマートフォンの「Microsoft Authenticator」でQRコードを読み込ませてアカウントが追加されたら、[次へ]をクリック
- 新しいスマートフォンで[承認]する
- 新しいスマートフォンで[承認]する
- [次へ]をクリック
- 「Microsoft Authenticator」が追加されました
- [設定完了]
Office 365 の表示名を変更したい
表示名を自分で変更できるようになりました。(2021/04/08)
- パスワード変更ページにログイン
https://auth.cc.hirosaki-u.ac.jp/ - [ユーザ情報]をクリック
- [Office365表示名]を編集して[保存]をクリック
- [OK]をクリック
- パスワード変更ページにログイン
Outlookのトラブルシューティング
Outlookでメール送受信に障害が発生した際は下記の手順をお試しください。
POP3をご利用の方はメールを消失する可能性がありますので実行しないでください。
- 下記ページ真ん中辺りにある[ダウンロード]をクリックして「SaraSetup.exe」をダウンロードする。
- ダウンロードしたファイル「SaraSetup.exe」をダブルクリックして、Microsoft サポート/回復アシスタントをインストールする。
- 「問題が生じているアプリはどれですか?」と聞かれたら、[Outlook]を選択して「次へ」をクリックする。
- 「発生している問題を選んでください。」と聞かれたら、
「OutlookでOffice365のメールを設定するのにサポートが必要です。」を選択して「次へ」をクリックする。 - 「これは問題が影響しているコンピュータですか?」と聞かれたら、「はい」を選択して「次へ」をクリックする。
- サインインして、指示に従います。
OneDriveの共有フォルダを同期ツールで確認したい
ウェブ版のOffice365からOneDrive にアクセスして、共有フォルダのショートカットをマイファイルに作成することができます。同期ツールでは、ショートカットから共有フォルダに移動することができます。
認証方法を変更したい(アプリコード認証 -> アプリ認証)
- サインインします
アカウントにサインイン - [マイ アカウント]
- [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]
- [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]
- 〇をクリック
- [アプリケーションで通知する]を選択
- [保存]をクリック
- [設定オプションの確認]をクリック
- 「アプリケーションを確認しています」
- 認証デバイスで[承認]を押す
- [閉じる]
認証方法を変更したい(電話認証 -> アプリ認証)
Office365では複数の認証方法を登録できます。「電話認証」の他に下記の手順で「アプリ認証」も登録しておくことをお勧めします。「アプリ認証」は(海外)出張先で現地のWi-FiやSIM交換した場合でも利用できます。
- 「Microsoft Authenticator」アプリをインストールします。
アプリ認証にはスマートフォンが必要です。スマートフォンでこのページを開き、Microsoft Authenticator というアプリを以下のリンクからダウンロードしてください。アプリは無料です。- App Store (iPhone)
- Google Play (android)
- パソコンでブラウザ(Firefoxやchrome)を起動しサインインします。
アカウントにサインイン - [マイ アカウント]をクリックします。
- [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]をクリックします。
- [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]をクリックします。
- [Authenticator アプリの設定]をクリックします。
- QR コードが表示されます。
- スマートフォンで「 Microsoft Authenticator 」を起動します。
- 右上の「+」をタップします。
- 「職場または学校アカウント」を選択します。
- 先ほどの QR コードをスキャンします。
- アカウントが追加されます。
- パソコンで[次へ]をクリックします。
- スマートフォンで[承認]をタップします。
- パソコンで[アプリケーションで通知する]を選択されていることを確認します。
OneDriveの同期ソフトでPCのディスクを節約したい
OneDriveの同期ソフトでPCのディスクを節約したい場合は、以下のページを参考に「ファイルオンデマンド」の設定にすると、ファイルをローカルPCに保存するか、オンラインのみに保存するか選択することができます。
Hiroin ID変更後のOffice365デスクトップ版のアカウントの切替方法
Hiroin IDの変更後に、Microsoft 365(デスクトップ版)にサインインしているアカウントを変更したい。
※Microsoft Office 2019、2021は対象外です。
- デスクトップ版のMicrosoft OfficeのWordをスタートから起動します。
- 左下にある「アカウント」を選択します。
- 「ユーザ情報」の下にある「サインアウト」をクリックし、サインアウトします。
- 「サインイン」をクリックし、新しい弘大メールのメールアドレスでサインインをします。(多要素認証の確認があった場合は、承認してください。)
多要素認証とは?
多要素認証とは,パスワードに加えて本人しかできない追加の認証を行うことで不正アクセスを防止する方法です。
多要素認証は利用者本人が設定する必要がありますので,設定と利用については以下のページをご参照いただきますよう,お願いします。
多要素認証設定後,結局何を使ってメールをチェックすれば一番良さそう?
スマートフォンや携帯電話を利用する場合,利用者は特に問題なく,いつでもどこでも多要素認証を行ってメールをチェックすることができます。
スマートフォンや携帯電話を利用しない場合,固定電話があるところでしか多要素認証はできません。
Webブラウザのみをご利用であれば,メールをチェックする際(14日間を超える場合),必ずサインインしているその場で認証が必要となります。
ですので,固定電話がある場所以外でも多要素認証を行ってメールチェックをしたいのであれば,Webブラウザのみをご利用を再考していただくことになります。
個人的な好みもあって難しいですが,例えば Thunderbird, Windows の Outlook(現状では多要素認証非対応,一部最新バージョンでは多要素認証対応済の報告もあり)などをこれまで使ってきたのであれば,引き続きご利用することをお勧めします。これらの多要素認証非対応のメールソフトは,「アプリパスワード」を入力することでその後は多要素認証の要求がありません。
初回のみ,例えば学内の固定電話で認証し,最後に表示されるアプリパスワードをコピーするなりメモするなりして大切に保存しておけば,そのパスワードを一回入力すれば,あとは特にすることはありませんので,ご自身のノートPC に Thunderbird をインストールしてアプリパスワードを入力しておき,そのノートPCを持ち歩けば,どこでも(多要素認証の要求なく)メールのチェックができます。
macOS Mojave で メール.app の場合は?
macOS Mojave ではシステムレベルで多要素認証に対応しています。以下のような手順でメールの読み書きができることを確認しています。
- システム環境設定->インターネットアカウントで既存の弘大メールの設定がある場合は削除し,Exchange を選んで新規アカウント作成
(設定が削除されるだけで,弘大メールアドレスそのものが Office 365から削除されるわけではありません。) - 弘大メールアドレスを入力し,サインイン
(「手動構成」ではなく「サインイン」) - (アプリパスワードではなく)ログインパスワードを入力すると,多要素認証の要求が(スマホのアプリまたは電話に)飛んでくるので「承認」をタップするか,#キーを押すか,またはパスコードを入力するなりして多要素認証を行う。
ただし,システム環境設定>インターネットアカウント>iCloud で,キーチェーンの連携にがオンになっているとうまくいかない(設定したアカウント情報が削除される)という報告もあります。問題が生じた場合は,iCloud>キーチェーンの設定を外し,もう一度 Exchangeアカウントを作成してください。
多要素認証設定後,iPhone でメールが見れなくなった
iOS のメールアプリは本稿初稿執筆現時点では多要素認証非対応ですので,これまでメールが閲覧できていたのに,多要素認証の設定後,閲覧できなくなってパスワードの入力を求められる場合は,以下のようにしてください。
設定 > パスワードとアカウント から,弘大メールのアカウントにアプリパスワードを入力してください。
追記:2018年12月時点で,iOS 12 については多要素認証に対応したため,アプリパスワードは必要がなくなりました。新たにアカウントを設定する場合は,弘大メールアドレスと Hiroin ID のパスワードを入力し,多要素認証で承認してください。
参考:iPhone、iPad、iPod touch で Exchange ActiveSync を設定する – Apple サポート
Safari でアプリパスワード作成の画面に行こうとすると問題が発生する
Safari でアプリパスワードの追加作成を行おうとすると,以下のエラーが出るという報告があります。その場合は,以下の方法をお試しください。
Safari で ・Office365 の設定 ↓ ・セキュリティーとプライバシー までいったら, 1. Safari メニュー(アップルメニューの右隣)から 「このWebサイトでの設定...」を選び, 2. 「ポップアップウインドウ」の項目を「許可」にする。 そのあとで, ・アプリ バスワードの作成と管理 をクリックして 「作成」をクリックしてみてください。
アプリで認証する設定の途中,QR コードを読み取るところで「次へ」ボタンが見えない
Web ブラウザのウインドーの大きさによっては,QR コードを読み取った後の「 次へ 」のボタンが見えない場合があります。
「 次へ 」のボタンをクリックしてすすまないと認証設定が完了しません。
スクロールできない場合には,
- Windows の場合は control(コントロールキー) と -(マイナスキー)を同時に押す
- macOS の場合は command キーと -(マイナスキー)を同時に押す
と画面が縮小表示されて,隠れていた「 次へ 」のボタンが見えますので,クリックして認証設定を完了してください。
Safari で Authenticator アプリの設定をしようとすると問題が発生する
- 「Authenticator アプリの設定」ボタンを押す直前に,
- Safari メニュー(アップルメニューの右隣)から 「このWebサイトでの設定…」を選び,
- 「ポップアップウインドウ」の項目を「許可」にしてから,
- 「Authenticator アプリの設定」ボタンを押してください。
海外出張中にメール(多要素認証)を利用したい
「アプリ認証」はWi-Fiや現地のSIMに交換した場合であっても利用できます。ネット接続できない環境の場合は、下記手順で「確認コード(6桁の数字)」で認証してご利用ください。
- 認証画面で「別の方法でサインイン」をクリックします
- 「モバイルアプリの確認コードを使用します」をクリックします
- Authenticator アプリを開いて確認コード(6桁の数字)を確認します
- 確認コード(6桁の数字)を入力して[検証]をクリックする
OneDriveでファイルを学外の人とURL共有したい
- ウェブ版のMicrosoft 365のポータルページ ( https://portal.office.com/ ) にサインイン後、OneDriveに移動する。
- URLで共有したいファイルの右にカーソルをあわせ、「・・・」を押した後に出て来るメニューから「共有」を押す。
- 「指定したユーザが編集できます」を押す。
- 「すべてのユーザ」を選択し、その他の設定を指定して、「適用」を押す。
- 「コピー」を押して、メールなどに貼り付けて、共有したい人に送る。
参考:OneDrive のファイルとフォルダーの共有(Microsoftサポート)
OneDriveで同期保留中と表示され同期が完了しない
以下はWindowsでの作業になります。
- OneDriveと使用しているPCのディスク容量に空きがあるか確認してください。
また、同期するファイルが 5GB を超えている場合は、該当ファイルを退避して同期をやり直せるか確認してください。 - ファイルの同期をやり直す
OneDriveでファイルの同期が途中で止まり、「同期保留中」と表示されている場合は、ファイルの同期をやり直してください。- タスクバーのOneDriveアイコンをクリックして、「ヘルプと設定(歯車アイコン)」を選択後、「同期の一時停止」を選択します。その後「2時間」を選択します。
- 「同期保留中」のファイルやフォルダをデスクトップ等OneDriveと同期していないフォルダに移動します。
- 再度、タスクバーからOneDriveの「ヘルプと設定(歯車アイコン)」を選択し、「同期の再開」を選択します。同期が成功するか確認してください。
- ファイルやフォルダの同期を再開しても改善しない場合は、PCのリンクを一度解除し、再度サインインを行ってください。
- タスクバーのOneDriveアイコンをクリックして、「ヘルプと設定(歯車アイコン)」を選択後、「設定(歯車アイコン)」を選択します。
- 「アカウント」を選択して、「このPCからリンクを解除する」を選択して、確認画面で「アカウントのリンクを解除」を押します。
- サインアウト後、「OneDriveを設定」の画面でメールアドレスが入っていることを確認して、「サインイン」を押します。
- OneDriveフォルダーの画面で「次へ」を押し、既にフォルダが存在する旨の画面が出たら、「このフォルダーを使用」を選択します。
- PCのフォルダーをバックアップするかどうかの確認画面が出ますので、以前の設定の通りにしてください。(前がOFFの場合は、●を左に動かしてください。)
- OneDriveの説明画面は「次へ」で進めて、「フォルダーを開く」で同期が開始します。
- PCのリンクを解除し再度サインインしても、改善されない場合は、OneDriveのリセットを行ってください。(上級者向け)
- [Win]+[R]キーを押して、「ファイル名を指定して実行」を起動する。
- 入力欄に
%LocalAppData%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset
と入力する。 - 「OK」をクリック
- 再度、同期が始まったか確認する。
数分経っても、同期が始まらない場合は、「ファイル名を指定して実行」を起動して、
%LocalAppData%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe
と入力する。
参考サイト:
- OneDriveで“同期保留中”のまま同期が完了しないファイルがある。(鳥取大学情報戦略機構ナレッジベース)
https://kb.oism.tottori-u.ac.jp/faqs/onedrive-pending-synchronization/ - OneDriveが保留中で同期できない・更新されない時の対処法 – Windows10(ITHook)
https://itojisan.xyz/trouble/13050/ - 「OneDriveが同期保留中」の対処法|Windows10(MiniTool)
https://jp.minitool.com/backup-tips/onedrive-sync-pending.html
連絡先機能で検索する際の登録情報の推奨設定について
「連絡先」の機能から検索する場合、「姓」・「名」の欄に日本語名を入力していることで日本語表記で検索することができます。また、「勤務先電話」の欄に内線番号を入力すると「連絡先」機能にて内線番号の確認することもできます。
Webメール(Outlook Web app)にてアカウント情報を以下通りに設定すると検索できるようになります。
- Office 365にアクセスします。
- 右上の「設定」から「オプション」を選択します。
- 「全般」を押して下位のメニューを開いて「マイアカウント」を選択します。
- 自分の情報が表示されたら、「表示名」の欄は任意で入力をして,「名」と「姓」の欄に日本語名で入力し,「勤務先電話」に弘前大学の内線番号等の連絡先を入力して,「保存」を押します。
役職付のメールアドレスなど個人名を入力しない場合、所属と担当を分けて入力すると検索がしやすくなります。(例: 「姓」に「社会連携課」 ,「名」に「総合情報処理センター担当」 等)
検索方法については、以下を参照ください。
Outlook で先進認証アカウントを追加する
Outlook で先進認証アカウントを追加する方法です。
先進認証に対応しているバージョンは、Outlook2016以降のOutlookです。
多要素認証がかかりますので、認証デバイス(スマホや電話)をご用意ください。
※ IMAP,POPは利用できません。
- [ファイル] – [アカウントの追加]
- [Hiroin ID@hirosaki-u.ac.jp] – [接続]
- [パスワード] -[サインイン]
- [OK]
- [完了]
- Outlookを再起動してください。
- [ファイル]-[アカウント設定]で Exchange アカウントを[既定に設定]します。
- IMAPの場合は、不要となる IMAPアカウントを[削除]します。
POPの場合は、メールデータをExchange アカウントにコピーまたは移動してからPOPアカウントを[削除]します。 - Outlookで障害が発生した場合は下記ページもご覧ください。
Outlookのトラブルシューティング
利用者情報の検索方法
「連絡先」機能をつかうことでHiroin IDを取得している利用者のメールアドレスを確認することができます。
- 左上のの四角から「連絡先」を選択します。
- 検索の入力フォームにキーワードを入力すると,検索結果が表示されます。
- 検索する上での注意点:
検索する際には各利用者の「表示名」や「姓」・「名」,「メールアドレス」,「事業所」のいずれかの情報を元にそれぞれ前方一致の条件を抽出しています。
例
姓:テスト
名:ユーザ
表示名:Test User
メールアドレス:test001@hirosaki-u.ac.jp
事業所:総合情報処理センター テスト運用
の利用者を検索する場合、
姓・名で検索する場合:「テスト ユーザ」,「ユーザ テスト」,「テスト」,「ユーザ」
※半角スペースで区切ります。
表示名で検索する場合:「Test User」,「test user」,「TEST USER」,「Test」,「test」,「TEST」
メールアドレスで検索する場合:「test001@hirosaki-u.ac.jp」,「test001」,「test」
事業所で検索する場合:「総合情報処理センター テスト運用」,「総合情報処理センター」 - 検索できない条件:
「Test テスト」(「姓」・「名」と「表示名」などの同時検索はできません)
「テスト運用」(「事業所」,「表示名」などは途中や後方の検索はできません。)
利用者各自の利用者情報の登録については、以下を参考にしてください。
OutlookからメールデータをPCに保存したい
以下のページを参考にメールをデスクトップ版のOutlookからエクスポートしてPCに保存することができます。(Web版からはエクスポートすることはできません。)
Windowsの場合
電子メールをバックアップする(Microsoft サポート)
Outlookのメールをバックアップする方法
https://office-hack.com/outlook/backup-mail/
以下のページは動画の説明があります。
メールデータのバックアップをとりたいです。(Microsoft 365 from NTT Communications)
https://support.ntt.com/office365/faq/detail/pid2300000or8
Mac OSの場合
Teamsのゲストアクセスを利用したい
Hiroin IDを持っていない参加者をTeamsのチームに登録する場合、あらかじめ参加者が持っているメールアドレスを登録することでゲストとして参加することができます。
ゲストアクセスのメンバーを追加する方法
- チームの所有者のアカウントでサインイン
- チームの右上の「・・・(その他のオプション)」から「チームを管理」を選択する。
- 「メンバーを追加」をクリック後、ゲストアクセスする人のメールアドレスを全て入力して、「追加」をクリックする
- 全て追加したら、「閉じる」をクリックする
ゲストのメンバー参加方法
Microsoft アカウント(@outlook.jpなど)で登録した場合
- ゲストアクセスの招待メールが該当のメールに届く。
- メール内の「Open Microsoft Teams」からTeamsにアクセスする。
- Microsoftアカウントのサインインを行う。
Gmail(@gmail.com)やYahoo メール(@yahoo.co.jp)などのメールアドレスで登録した場合
- ゲストアクセスの招待メールが該当のメールに届く。
- メール内の「Open Microsoft Teams」からTeamsにアクセスする。
- Teamsにアカウントがないため、パスワードの作成を行う。
- 該当メールにアカウント作成のコード(数字4桁)が届く。
- Teamsにコードコード(数字4桁)を入力する。
参考:Microsoft Teams でのゲスト アクセス
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/guest-access
Teams の会議をURLで共有したい
Teams の会議をURLで共有する場合、Outlook の予定表から新しい予定を追加する際に、場所の項目で「オンライン会議を追加」から(「その他のオプション」を選択後に表示される場合があります。)「Teams 会議」を選択し、保存します。
予定を保存後、予定の内容を表示して、Microsoft Teams 会議 に参加するリンクを右クリックしてリンク先のURLをコピーします。
コピーしたURLをメール等にて参加する相手に送信します。
参考:【最短】Teamsビデオ会議で外部のゲストが参加可能な招待URLを発行する最も簡単な方法(外部サイト)
https://auto-worker.com/blog/?p=1105
Teams のWindowsデスクトップアプリのリセット方法
Teamsのアプリが不安定な場合は、キャッシュクリアをすると、状況改善する場合があります。
Windows:
Teamsデスクトップアプリのキャッシュクリアと再インストール方法