よくあるご質問と回答

Office 365

携帯電話のメールアドレスに送れない

インターネットで使用されるメール アドレスの付け方は,RFC(世界共通となるインターネット通信規格)によってルールが決まっています.しかし,携帯電話のメール アドレスの中にはこのルールに従っていないものがあります.

相手のメールアドレスが RFC に準拠してない場合,RFC に準拠した Office 365 から送信するとメールが正しく送信されず,配信不能メールが返ってくる場合があります.

お使いのメールソフトによりますが,RFC に準拠していないメールアドレスの@の前の部分を (ダブルクォーテーション)で囲むと送信できる場合があります.(例えば, Thunderbird では可能です.)

参考:

Permalink.

Thunderbirdで下書きが保存できない

別途「下書き」用のフォルダを追加すると改善する場合があります。2通りの方法がありますので、どちらかの方法を確認して下さい。

Thunderbird 上で作成する方法:

  1. Thunderbirdを起動して、左側のツリーのメールアドレス「xxx@hirosaki-u.ac.jp」を選んで、右クリックする。
  2. 「新しいフォルダ」を選び、「名前」の欄に「Drafts」と入力して、「フォルダを作成」を押します。

 

Office365(Outlook Web App)で作成する方法:

  1. Office365のWebメールにログインをします。
  2. メールの画面左側の「フォルダ」から「その他」を押します。
  3. 「+」のマークを押すと,入力用のボックスが表示されるので,そこに「Drafts」と入力してフォルダを追加します。
  4. Thunderbirdを起動して,購読設定から「Drafts」にチェックを入れます。
    購読設定についてはこちらから

Permalink.

複数台でメールを読み書きしている場合,1台で開封すると他でも既読になる

「複数台でメールを読み書きしている場合,以前は1台でメールを開封しても他のパソコンでは既読にならなかったのに,新メールシステムでは全て既読表示される.」

回答:

新メールシステム (Office 365) では,POP ではなく,IMAP というプロトコルの使用を推奨しています.

確かに,これまで POP で利用されてきた方には,使い勝手が変わり,最初はとまどうかもしれません.しかし,IMAP は POP に比べて,以下のような利点があります.

  • IMAP は全てのメールをメールサーバ上に保存したまま管理します.
  • IMAP は複数端末からのメール状態(未読・既読・返信済等)を全てメールサーバ上で一元管理します.
  • IMAP を利用した新メールシステムではセキュリティ対策も向上しています.

これまで POP をお使いでしたので,IMAP の仕様にとまどっているかもしれませんが,POP はメールの状態をローカルのパソコンにダウンロードした状態で管理しますので,複数台でメールを管理している場合,ある1台でメールを読んだとしても,別のバソコンでは,そのメールを読んだかどうかが同期されません.また,返信を書いたかどうかもわかりません.

複数台でメールの管理をされる場合は,IMAP は特に利便性が高いと思います.

IMAP は複数端末からのメール状態(未読・既読・返信済等)を全てメールサーバ上で一元管理する」ということをご理解いただければ,IMAP で快適にメール管理できると思いますが,いかがでしょうか?

しかし,どうしても昔の POP を使いたいという利用者のために,センターではサポートしませんが,POP による接続も可能になっています.利用者ご自身での設定となりますが,以下のリンクにあるサーバ設定を参考にしていただきますよう,お願いします.

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メールの送受信に時間がかかる

Office 365 の設定をして,Thunderbird や Becky! の IMAP でメールを読み書きしているが,以前の学内サーバと比べ,メールの送受信に時間がかかるようになった.

回答:

確かに,学内のメールサーバのレスポンスと比べると遅いですが,試しに Thunderbird で gmail (IMAP) のアカウント設定を行って,送信してみると送信サーバにはそこそこ待たされます.
outlook.office365.com や smtp.office365.com のIMAP接続が gmail に比べて特別遅すぎるということはないように感じます.

学外の共有メールサーバを利用していることなどを考えると,致し方ない部分もあります.

改善策はあります.
Thunderbird や Becky! などのサードパーティ製品でなく,Microsoft 社の製品 Outlook を使うことです.
Exchange にネイティブ対応している純正製品では,メール送受信は快適です.

また,Thunderbird はデフォルトではメールをバックグラウンド送信しませんが,設定エディタでバックグラウンド送信を可能にする設定を行うことができ,送信完了まで待たされることがなくなります.以下の記事を参考にして下さい.

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アドレス帳の情報をOutlook Web Appにcsvファイルで取り込み時にエラーが出る

 2/12現在,「連絡先のインポート」を行う際「連絡先をメールボックスに保存しているときにエラーが発生しました。」とエラーメッセージが表示される事象が確認されています。

 Microsoft側で調査を行っておりますので,今しばらくお待ちください。

参考URL:

OWA、PowerShell から連絡先のインポートを行うことが出来ない

 

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携帯電話でメールを読みたい

これまでの Active!mail では携帯対応画面でメールが読めた.Office 365 のメールを携帯電話で読む方法は?

回答:

申し訳ありません.Android, iOS, Symbian, BlackBerry 等以外のいわゆる国産の携帯電話のブラウザでは,Office 365 のメールを直接読む方法が見つかりません.代替策を検討させて下さい.

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Office 365 のメールアドレスに届いたメールに返信しようとすると,返信アドレス選択のメッセージが出る

Office 365 (Outlook Web App) で「歯車」>「オプション」>「アカウント」>「接続されているアカウント」で転送設定をしている場合,Office 365 のメールボックスに送られたメールには,ヘッダに Resent-From: がつきます.

そのため,このメールに返信する際,(Becky! などの)一部のメールソフトでは,

 これは,転送メッセージです.
 どちらのアドレスに返信するかを選択してください.
 ・Resent-From: のアドレス
 ・From: のアドレス
 ・両方

などのような「返信アドレス選択メッセージ」が出る場合があります.(Thunderbird では,Resent-From: があっても,From: アドレスに返信されるので,このような「返信アドレス選択メッセージ」は出ません.)

メール返信のたびに,この「返信アドレス選択メッセージ」が表示されて煩わしい場合,改善策としては以下があります.

  • Office 365 の転送設定をやめる.(Resent-From: ヘッダがつかなくなります.)
  • 転送設定を維持したい場合は,メールソフトを(Becky! 等以外のもの,例えば Thunderbird 等に)変える.
  • Becky! 以外のメールソフトは使いたくない,しかし,Office 365 に来たメールを Gmail で集約して読み書きしたい場合は…

    Office 365 で転送設定を行うのではなく,Gmail の「設定」>「アカウントとインポート」>「POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認」から下記の設定例に従って,自分の POP3 メール アカウントを追加して下さい.

    Office 365 に転送設定を入れるのではなく,Gmail から取りにいかせる設定を入れるということです.

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ノートパソコンでテザリングを利用する際,IMAPはどうも不具合が多い.POP で繋ぎたい

ノートパソコンでテザリングを利用する方際、IMAPはどうも不具合が多い」というのは,サーバ側とファイルの同期をするのに時間がかかるからだと思います.

新規に Office 365 側の @hirosaki-u.ac.jp を Thunderbird で追加したら,無線LAN等の高速な回線で,しばらく Thunderbird を起動したままにしておき,IMAP 同期を行ってしまえば,その後は差分情報のみを同期するはずですので,POP と大差ないと考えますが,いかがでしょうか?

最初のファイル同期のみは,テザリングではなく,無線LAN等で行えば問題はないと考えます.

昔から使い慣れている POP をお勧めするお気持ちもわかりますが,全ての情報はサーバ側で一括管理する,という IMAP の特徴をご理解いただければ,IMAPで快適にメール管理できると思いますが,いかがでしょうか.

しかし,どうしても昔の POP を使いたいという利用者のために,センターではサポートしませんが,POP による接続も可能になっています.利用者ご自身での設定となりますが,以下のリンクにあるサーバ設定を参考にしていただきますよう,お願いします.

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メールサイズの制限や,メールボックスのサイズの制限は?

一度に送れる,あるいは受け取れるメールの容量はいくらでしょうか。
また,1人に割り当てられるメールを保存できる容量はいくらでしょうか。

回答:

Office 365 Education A1 ライセンスでは,1人に割り当てられるメールを保存できる容量は,50GB です.また,メッセージ サイズの制限は 25MB です.以下のリンクを参考にして下さい.

 

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Outlook Web Appで連絡先を作成する(個別)

Outlook Web Appで個別の連絡先を作成する方法は以下の手順になります。

  1. 左上「Office365」を押して,アプリの一覧が表示されたら、「People」を選択します。
  2. 左上の「新規作成」を押します。
  3. 「連絡先の作成」を選択します。
  4. 「メールアドレス」と「表示名」など情報を入力して,「保存」を押す。

 

Permalink.

Outlook Web Appで連絡先を作成する(グループ)

Outlook Web Appで連絡先のグループを作成する方法は以下の手順になります。

  1. 左上「Office365」を押して,アプリの一覧が表示されたら、「People」を選択します。
  2. 左上の「新規作成」を押します。
  3. 「連絡先のリスト」を選択します。
  4. 「連絡先リストの名前」を入力し,「メンバー」の欄に登録するメールアドレスを入力して「Enter」キーを押してメンバーを追加していき,入力が終わったら「保存」を押します。

 

Permalink.

利用者情報の検索方法

「連絡先」機能をつかうことでHiroin IDを取得している利用者のメールアドレスを確認することができます。

 

  1. 左上のの四角から「連絡先」を選択します。
    app10_2
  2. 検索の入力フォームにキーワードを入力すると,検索結果が表示されます。
    people01_2
  3. 検索する上での注意点:
    検索する際には各利用者の「表示名」や「姓」・「名」,「メールアドレス」,「事業所」のいずれかの情報を元にそれぞれ前方一致の条件を抽出しています。

    姓:テスト
    名:ユーザ
    表示名:Test User
    メールアドレス:test001@hirosaki-u.ac.jp
    事業所:総合情報処理センター テスト運用

    の利用者を検索する場合、
    姓・名で検索する場合:「テスト ユーザ」,「ユーザ テスト」,「テスト」,「ユーザ」
                   ※半角スペースで区切ります。
    表示名で検索する場合:「Test User」,「test user」,「TEST USER」,「Test」,「test」,「TEST」
    メールアドレスで検索する場合:「test001@hirosaki-u.ac.jp」,「test001」,「test」
    事業所で検索する場合:「総合情報処理センター テスト運用」,「総合情報処理センター」
  4. 検索できない条件:
    「Test テスト」(「姓」・「名」と「表示名」などの同時検索はできません)
    「テスト運用」(「事業所」,「表示名」などは途中や後方の検索はできません。)

 

利用者各自の利用者情報の登録については、以下を参考にしてください。

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メールの自動振り分け

Outlookをご使用の場合はこちらの方法では設定できませんので、Outlookの電子メールの仕分けルールをご利用ください。

例. 件名「振り分けたい単語」のメールを「振り分けフォルダ」に自動振り分けする

  1. Office 365にアクセスします。
  2. 振り分け先のフォルダを作成します。既に存在する場合は4に飛びます。
    +をクリックします。
    folder1-1
  3. フォルダ名を入力します。
    folder2-1
  4. 右上の「設定」から「オプション」を選択します。
    rule1-1
  5. 「受信トレイのルール」を選択して「+」をクリックします。
    rule2-1
  6. 名前「振り分けルール1」を入力します。名前は何でもかまいません。
    rule3-1
  7. メッセージの到着時、および「次の単語が含まれている場合」「件名内」を選択します。
    rule4-1
  8. 単語または語句の指定「振り分けたい単語」を入力し「+」を押し[OK]をクリックします。
    rule5-1
  9. 赤枠のように表示されていることを確認します。
    rule6-1
  10. 実行する処理「移動、コピー、または削除」「メッセージを次のフォルダーに移動する」を選択します。
    rule7-1
  11. 「振り分けフォルダ」を選択し、[OK]をクリックします。
    rule5-1
  12. 赤枠のように表示されていることを確認し[OK]をクリックします。
    rule9-1
  13. 「振り分けルール1」が追加されていることを確認します。
    rule10-1

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Office 365の迷惑メール対策

 

Office 365にサインインします。
spam1-1迷惑メールを表示させて、「・・・」をクリックして「迷惑メールとしてマーク」を選択します。これで迷惑メールの設定が完了し、当該メールが「迷惑メール」というフォルダに移動します。

Permalink.

Outlookの迷惑メール対策

 

  1. Microsoft 迷惑メール報告アドインをダウンロードし、インストールします。

  2. Outlookを再起動します。
  3. 迷惑メールを表示させた状態で、メニューの「迷惑メール」をクリックします。
    spam2-1
  4. 「はい」をクリックします。
    spam3-1

Permalink.

Peopleで漢字氏名の検索や内線番号の検索を行いたい

「People」の機能から日本語名にて検索する場合、利用者が各自「表示名」もしくは「姓」・「名」の欄に日本語名を入力している必要があります。また、「勤務先電話」の欄に内線番号を入力すると「People」機能にて確認することもできます。

 

Webメール(Outlook Web app)にてアカウント情報を以下通りに設定すると検索できるようになります。

  1. Office 365にアクセスします。
  2. 右上の「設定」から「オプション」を選択します。
    haguruma2
  3. 「全般」を押して下位のメニューを開いて「マイアカウント」を選択します。
  4. 自分の情報が表示されたら、「表示名」の欄は任意で入力をして,「名」と「姓」の欄に日本語名で入力し,「勤務先電話」に弘前大学の内線番号等の連絡先を入力して,「保存」を押します。
    役職付のメールアドレスなど個人名を入力しない場合、所属と担当を分けて入力すると検索がしやすくなります。(例: 「姓」に「社会連携課」 ,「名」に「総合情報処理センター担当」 等)
    account001-2

検索方法については、以下を参照ください。

 

Permalink.

Thunderbirdの迷惑メール対策

Thunderbird では、迷惑メールフィルタによって不要な迷惑メールを受信トレイから自動的に取り除き、特定のフォルダに格納することができます。迷惑メールフィルタに迷惑メールの判別基準を学習させることで、フィルタの精度を高めることができます。

  1. [ツール]- [アカウント設定]-[迷惑メール]
    「このアカウントで迷惑メールの学習フィルタを有効にする」にチェック。
    「迷惑メールと判断された受信メッセージを次のフォルダに移動する」にチェック。
    meiwaku1-1

  2. 迷惑メールを選択して「迷惑マークを付ける」をクリックする。
    meiwaku2-1
  3. 「迷惑メールフィルタについて」注意を読んで[OK]クリックします。
    meiwaku3-1
  4. 赤丸のようなマークが表示されます。
    meiwaku4-1

Permalink.

Office 365のメール送信でファイルの添付ができない

Office 365のウェブメール機能
https://outlook.office365.com/owa/
を用いたメール送信時にファイルの添付ができない場合,お使いのウェブブラウザのバージョンが古いため,Office 365に対応していないことが原因として考えられます。

Office 365のウェブメール機能は以下のウェブブラウザをお使いください

 

  • Internet Explorer または Firefox の現行または直前のバージョン、Chrome または Safari の最新バージョン。

 

リンク:Office 365 のシステム要件

 

 

Permalink.

連絡先機能で検索する際の登録情報の推奨設定について

「連絡先」の機能から検索する場合、「姓」・「名」の欄に日本語名を入力していることで日本語表記で検索することができます。また、「勤務先電話」の欄に内線番号を入力すると「連絡先」機能にて内線番号の確認することもできます。

 

Webメール(Outlook Web app)にてアカウント情報を以下通りに設定すると検索できるようになります。

  1. Office 365にアクセスします。
  2. 右上の「設定」から「オプション」を選択します。
    haguruma2
  3. 「全般」を押して下位のメニューを開いて「マイアカウント」を選択します。
  4. 自分の情報が表示されたら、「表示名」の欄は任意で入力をして,「名」と「姓」の欄に日本語名で入力し,「勤務先電話」に弘前大学の内線番号等の連絡先を入力して,「保存」を押します。
    役職付のメールアドレスなど個人名を入力しない場合、所属と担当を分けて入力すると検索がしやすくなります。(例: 「姓」に「社会連携課」 ,「名」に「総合情報処理センター担当」 等)
    account001-2

検索方法については、以下を参照ください。

 

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メーリングリストを作りたい・運用したい

教員なら学科会議の通知や研究グループ内の連絡用に,職員なら所属部署の定例ミーティングの通知用に,また学生さんならゼミやサークルのメンバーとの連絡用に,メーリングリストを運用したいと思ったことはありませんか?

Office 365 のグループ機能によるメーリングリスト

Office 365 のグループ機能を利用すると,ご自身で簡単にメーリングリストを作ることができます.教員同士,教員と学生,学生同士などの連絡用にご利用下さい.

グループ機能については総合情報処理センターのニュースレターでも紹介していますので参考にして下さい.

Mailman によるメーリングリスト

また,Office 365 のグループ機能以外にも,Mailman によるメーリングリスト作成のサービスを行っていますので,ご利用希望の方は,以下のページから申請して下さい.

注意:Mailman によるメーリングリスト利用申請は,原則としてメンバーが本学教職員のみの場合に限ります.学生への通知等は,Office 365 のグループ機能をご利用下さい.また,ゼミや授業の受講学生への一斉連絡には,弘大 Moodle のご利用もご検討下さい.

Permalink.

Web版のOffice 365にアクセスできない

Web版のOffice 365にアクセスやサインインできない、またはアクセスしているが、表示がおかしい場合は、以下の内容を試してみてください。

  1. https://login.microsoftonline.com/ にサインイン後メールが利用可能か確認してください。
  2. 使用しているブラウザのキャッシュの削除を行った後、Office 365 からサインアウトして、ブラウザを再起動してください。
    1. Internet Explorer または、Microsoft Edge の削除方法(外部リンク)
      https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=013814
    2. Firefox の削除方法(外部リンク)
      https://support.mozilla.org/ja/kb/how-clear-firefox-cache
    3. Google Chrome の削除方法(外部リンク)
      https://support.google.com/accounts/answer/32050?hl=ja
    4. Safari 削除方法(外部リンク)
      http://cs.zaq.ne.jp/knowledgeDetail?an=000004212
  3. Internet Explorer やMicrosoft Edge を使用し、なおかつ「2.」で改善しない場合は、InPrivate モードでOffice 365にアクセスが可能か併せて確認してください。
    1. Internet Explorer の InPrivate モード起動方法(外部リンク)
      https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=016938
    2. Microsoft Edge の InPrivate モード起動方法(外部リンク)
      https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/relatedqa?QID=017824
  4. 「2.」で改善されない場合は、ブラウザのリセット(初期状態に戻す)を実施すると改善する場合があります。なお、ブラウザによって削除する情報が異なりますのであらかじめ削除内容を確認の上実施してください。
    1. Internet Explorer 又はMicrosoft Edge のリセット方法(外部リンク)
      https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=015263
    2. Firefox のリセット方法(外部リンク)
      https://support.mozilla.org/ja/kb/refresh-firefox-reset-add-ons-and-settings
    3. Google Chrome のリセット方法(外部リンク)
      https://support.google.com/chrome/answer/3296214?hl=ja

 

上記「4.」の状況でも改善しない場合は、総合情報処理センターへ連絡してください。また、この時以下の内容の確認についてご協力をお願いします。

  1. 他ブラウザを利用しても同じ状況が発生するか。

  2. 他の端末で利用しても同じ状況が発生するか。

  3. 学外と学内など他のネットワークを利用しても同じ状況が発生するか。

  4. エラー表示がある場合、その画面のキャプチャー

 

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Hiroin ID 削除後の電子メール

Hiroin IDが削除されると新しいメールは届かなくなり、古いメールも閲覧できなくなります。Web版のOffice 365にもアクセスできなくなります。古いメールを閲覧したい場合は、Hiroin IDが削除される前に以下を参考にパソコンにメールを取り込んでください。

Thundirbirdの場合

  1. Hiroin IDの部分を右クリックして[設定]をクリックする

 

2. [同期とディスク領域]-[すべてのメッセージをローカルに同期する]を選択してOKをクリックする

OutLook2016の場合

1.[ファイル]をクリックする

2.[アカウント設定]をクリックする

3.Hiroin IDが選択して[変更]をクリックする

4.インジケータを右端までドラッグして[次へ]をクリックする

5.[OK]をクリックしてOutlookを再起動する

 

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信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定されないようにするには?

信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定され,受信トレイから迷惑メールフォルダに移動させられてしまい,「大事なメールが届いていない!」というご相談を受けることがあります.

迷惑メールと誤判定されることを防止するには,以下のように信頼できる差出人を登録して,迷惑メールフォルダに移動しないように設定してください.

Outlook Web App の「オプション」>「メール」>「アカウント」の「許可/拒否」
https://outlook.office.com/owa/?path=/options/blocksenders
から,「信頼できる差出人と宛先のリスト」にメールアドレスを追加し,「保存」します.

また,弘大メールアドレス(@hirosaki-u.ac.jp)はここでは追加できないようですので,「連絡先からのメールを信頼する」にチェックして,Outlook Web App の「連絡先」
https://outlook.office.com/owa/?path=/people
の「個人用の連絡先」にメールアドレスを追加します.

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一斉送信メールを別のフォルダーに整理したい

受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしい,なんとかしたいという場合。

件名が「(一斉送信)」から始まるメールを,自動で受信トレイから別のフォルダーに整理する例を以下に示します.

  1. Office 365 の Outlook で,「フォルダー」の右の「+」をクリックして,フォルダーを新規作成します.以下の例では,「一斉送信されたメール」という名前のフォルダーを作成しています.
  2. Office 365 の「設定」(歯車のマーク)から「アプリの設定」>「メール」を選択.
  3. 「受信トレイと一括処理ルール」で「+」をクリック.
  4. 以下の例にならって,件名に(一斉送信)という単語が含まれている場合,メッセージを「一斉送信されたメール」フォルダーに移動する,というルールを作成します.
  5. このルールを作成しオンにすると,それ以降はこのルールによって,件名に(一斉送信)がつくメールは自動的に「一斉送信されたメール」フォルダーに移動され,受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしいということがなくなります.

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Office 365 のパスワードを変更する場合

弘前大学内にいないときに緊急でメールのパスワードを変更する必要がある場合に行います。パスワードの不整合を解消するため,弘前大学に戻ったときに必ずパスワードの変更作業を行ってください。

Office 365のパスワード方法(PDF)

参考:

 

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Thunderbird で同一メールが2通届く

Thunderbird の[ツール] ->[アカウント設定]->[送信控えと特別なフォルダー]->[送信控え]の「メッセージ送信時に自動的にコピーを作成する」のチェックを外す(無効化)

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認証方法を変更したい(アプリコード認証 -> アプリ認証)

  1. サインインします
    アカウントにサインイン
  2. [マイ アカウント]
  3. [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]
  4. [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]
  5. をクリック
  6. [アプリケーションで通知する]を選択
  7. [保存]をクリック
  8. [設定オプションの確認]をクリック
  9. 「アプリケーションを確認しています」
  10. 認証デバイスで[承認]を押す
  11. [閉じる]

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認証方法を変更したい(電話認証 -> アプリ認証)

Office365では複数の認証方法を登録できます。「電話認証」の他に下記の手順で「アプリ認証」も登録しておくことをお勧めします。「アプリ認証」は(海外)出張先で現地のWi-FiやSIM交換した場合でも利用できます。

  1. 「Microsoft Authenticator」アプリをインストールします。
    アプリ認証にはスマートフォンが必要です。スマートフォンでこのページを開き、Microsoft Authenticator というアプリを以下のリンクからダウンロードしてください。アプリは無料です。

  2. パソコンでブラウザ(Firefoxやchrome)を起動しサインインします。
    アカウントにサインイン
  3. [マイ アカウント]をクリックします。
  4. [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]をクリックします。
  5. [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]をクリックします。
  6. [Authenticator アプリの設定]をクリックします。
  7. QR コードが表示されます。
  8. スマートフォンで「 Microsoft Authenticator 」を起動します。
  9. 右上の「+」をタップします。
  10. 職場または学校アカウント」を選択します。
  11. 先ほどの QR コードをスキャンします。
  12. アカウントが追加されます。
  13. パソコンで[次へ]をクリックします。
  14. スマートフォンで[承認]をタップします。
  15. パソコンで[アプリケーションで通知する]を選択されていることを確認します。

Permalink.

How to change my Display name?

This FAQ is mainly for Students from abroad.

You may feel uncomfortable about you display name which appears with 2-byte characters.

You can change your “Display name” by yourself in the following way.

First,

  1. Log in Office 365
    https://outlook.office365.com/
  2. Choose “My account” from the top bar, right end:
  3. Then, choose Setting (Gear Icon) — (1) of the figure below:
    Choose
    Your app settings
      “Mail” — (2) of the figure below:
  4. On the left-side of the browser window, you can see
    Options
    Shortcuts
    General
    “My account” — (3) of the figure below:
  5. Choose “My account”, and you can change
    “Display name”.

Permalink.

OneDriveでサインインが度々求められる

Windowsの場合は下記の手順をお試しください。

1. Internet Explorer の設定を確認する
————————————-
1) Internet Explorer を開き、右上 [歯車マーク] をクリックし、[インターネット オプション] を開きます。
2) [全般] のタブをクリックします。
3) “終了時に閲覧の履歴を削除する” のチェック項目を外し、[適用] をクリックし、[OK] をクリックして閉じます。

2. 信頼済みサイトの登録内容を確認する
————————————
1) Internet Explorer のメニュー バーにて [ツール] – [インターネット オプション] をクリックします。
2) [セキュリティ] タブをクリックし、[信頼済みサイト] – [サイト] をクリックします。
3) [Web サイト] に次の URL が表示されていない場合は、一行ずつ追加します。
https://portal.office.com
https://*.sharepointonline.com
https://*.officeapps.live.com
https://*.cdn.office.net
https://*.osi.office.net
https://*.microsoft.com
https://*.microsoftonline.com
https://*.windows.net
https://*.sharepoint.com
https://*.akamaihd.net
https://*.azure-dns.com
https://*.azure-dns.net
https://*.azure-dns.org
https://*.azure-dns.info
4) [閉じる] – [OK] と順にクリックします。

3. [WebClient] のサービスを自動開始に設定する
———————————————
1) [ファイル名を指定して実行] の画面を開きます。
2) [名前:] 欄に [services.msc] を入力し、[Enter] キーを押下します。
3) サービスの一覧から、 [WebClient] を探してダブル クリックします。
4) [全般] タブの中で、[スタートアップの種類] を [自動] に設定し、[サービスの状態] にて [開始] をクリックします。
5) ウィンドウ右下の [適用] をクリックしてから、[OK] をクリックします。
6) ローカル PC を再起動します。

4. Office 365 にサインインする際に “サインインの状態を維持しますか?” を有効にする
———————————————————————————
本機能をご利用の場合、Office 365 サインイン時に、必ず “サインインの状態を維持しますか?” にて [はい] を選択していただき認証情報を保持していただく必要がございます。
以下の操作を実施済みか、ご確認をお願いいたします。

1) Office 365 へのサインインします。
2) “サインインの状態を維持しますか?” のメッセージが表示されますので、[はい] をクリックします。

Permalink.

メールボックスの空き容量を確認したい

1. Office365にサインインする

2. 右上の設定(歯車アイコン)をクリックする

3. 右下の[Outlookのすべての設定を表示]をクリックする

4. [全般]-[ストレージ]タブを選択する

メールボックスは50GBです。
49.5GBを超えると送信できなくなります。
50GBになると送受信できなくなります。

Permalink.

スマートフォンの機種変更

電話番号を引き継いでスマートフォンの機種変更を行った場合の設定手順です。スマートフォンにはあらかじめ「Microsoft Authenticator」をインストールしておいてください。

  1. サインインします
    アカウントにサインイン
  2. [別の方法でサインインする]
    (このウインドウが表示されずにサインインできた場合は5番に飛ぶ)
  3. IDを確認する方法を選択する
  4. 携帯電話のSMSを確認してコードを入力する
  5. [マイ アカウント]
  6. [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]
  7. [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]
  8. 旧スマートフォンの情報を[削除]
  9. [Authenticatorアプリの設定]をクリック
  10. 新しいスマートフォンの「Microsoft Authenticator」でQRコードを読み込ませてアカウントが追加されたら、[次へ]をクリック
  11. [保存]をクリック
    (保存がグレーアウトしていてクリックできない場合はここで設定完了です)
  12. [設定オプションの確認]をクリック
  13. 「アプリケーションを確認しています」
  14. 認証デバイスで[承認]を押す
  15. [閉じる]

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Office 365 の表示名を変更したい

表示名を自分で変更できるようになりました。(2021/04/08)

    1. パスワード変更ページにログイン
      https://auth.cc.hirosaki-u.ac.jp/
    2. [ユーザ情報]をクリック
    3. [Office365表示名]を編集して[保存]をクリック
    4. [OK]をクリック

 

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Teamsのゲストアクセスを利用したい

Hiroin IDを持っていない参加者をTeamsのチームに登録する場合、あらかじめ参加者が持っているメールアドレスを登録することでゲストとして参加することができます。

 

ゲストアクセスのメンバーを追加する方法

  1. チームの所有者のアカウントでサインイン
  2. チームの右上の「・・・(その他のオプション)」から「チームを管理」を選択する。
       
  3. 「メンバーを追加」をクリック後、ゲストアクセスする人のメールアドレスを全て入力して、「追加」をクリックする
  4. 全て追加したら、「閉じる」をクリックする

 

ゲストのメンバー参加方法

Microsoft アカウント(@outlook.jpなど)で登録した場合
  1. ゲストアクセスの招待メールが該当のメールに届く。
  2. メール内の「Open Microsoft Teams」からTeamsにアクセスする。
  3. Microsoftアカウントのサインインを行う。
Gmail(@gmail.com)やYahoo メール(@yahoo.co.jp)などのメールアドレスで登録した場合
  1. ゲストアクセスの招待メールが該当のメールに届く。
  2. メール内の「Open Microsoft Teams」からTeamsにアクセスする。
  3. Teamsにアカウントがないため、パスワードの作成を行う。
  4. 該当メールにアカウント作成のコード(数字4桁)が届く。
  5. Teamsにコードコード(数字4桁)を入力する。

参考:Microsoft Teams でのゲスト アクセス
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/guest-access

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OneDriveの共有フォルダを同期ツールで確認したい

ウェブ版のOffice365からOneDrive にアクセスして、共有フォルダのショートカットをマイファイルに作成することができます。同期ツールでは、ショートカットから共有フォルダに移動することができます。

参考:学校または学校の共有フォルダーにショートカットOneDriveを追加する

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認証方法を変更したい(アプリコード認証 -> アプリ認証)

  1. サインインします
    アカウントにサインイン
  2. [マイ アカウント]
  3. [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]
  4. [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]
  5. をクリック
  6. [アプリケーションで通知する]を選択
  7. [保存]をクリック
  8. [設定オプションの確認]をクリック
  9. 「アプリケーションを確認しています」
  10. 認証デバイスで[承認]を押す
  11. [閉じる]

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認証方法を変更したい(電話認証 -> アプリ認証)

Office365では複数の認証方法を登録できます。「電話認証」の他に下記の手順で「アプリ認証」も登録しておくことをお勧めします。「アプリ認証」は(海外)出張先で現地のWi-FiやSIM交換した場合でも利用できます。

  1. 「Microsoft Authenticator」アプリをインストールします。
    アプリ認証にはスマートフォンが必要です。スマートフォンでこのページを開き、Microsoft Authenticator というアプリを以下のリンクからダウンロードしてください。アプリは無料です。

  2. パソコンでブラウザ(Firefoxやchrome)を起動しサインインします。
    アカウントにサインイン
  3. [マイ アカウント]をクリックします。
  4. [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]をクリックします。
  5. [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]をクリックします。
  6. [Authenticator アプリの設定]をクリックします。
  7. QR コードが表示されます。
  8. スマートフォンで「 Microsoft Authenticator 」を起動します。
  9. 右上の「+」をタップします。
  10. 職場または学校アカウント」を選択します。
  11. 先ほどの QR コードをスキャンします。
  12. アカウントが追加されます。
  13. パソコンで[次へ]をクリックします。
  14. スマートフォンで[承認]をタップします。
  15. パソコンで[アプリケーションで通知する]を選択されていることを確認します。

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Teams の会議をURLで共有したい

Teams の会議をURLで共有する場合、Outlook の予定表から新しい予定を追加する際に、場所の項目で「オンライン会議を追加」から(「その他のオプション」を選択後に表示される場合があります。)「Teams 会議」を選択し、保存します。

予定を保存後、予定の内容を表示して、Microsoft Teams 会議 に参加するリンクを右クリックしてリンク先のURLをコピーします。

コピーしたURLをメール等にて参加する相手に送信します。

 

参考:【最短】Teamsビデオ会議で外部のゲストが参加可能な招待URLを発行する最も簡単な方法(外部サイト)
https://auto-worker.com/blog/?p=1105

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OneDriveの同期ソフトでPCのディスクを節約したい

OneDriveの同期ソフトでPCのディスクを節約したい場合は、以下のページを参考に「ファイルオンデマンド」の設定にすると、ファイルをローカルPCに保存するか、オンラインのみに保存するか選択することができます。

参考:
Windows 10 用 OneDrive ファイル オンデマンドでディスク領域を節約する

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Hiroin ID変更後のOffice365デスクトップ版のアカウントの切替方法

Hiroin IDの変更後に、Microsoft 365(デスクトップ版)にサインインしているアカウントを変更したい。

※Microsoft Office 2019、2021は対象外です。

  1. デスクトップ版のMicrosoft OfficeのWordをスタートから起動します。
  2. 左下にある「アカウント」を選択します。
  3. 「ユーザ情報」の下にある「サインアウト」をクリックし、サインアウトします。
  4. 「サインイン」をクリックし、新しい弘大メールのメールアドレスでサインインをします。(多要素認証の確認があった場合は、承認してください。)

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多要素認証とは?

多要素認証とは,パスワードに加えて本人しかできない追加の認証を行うことで不正アクセスを防止する方法です。

多要素認証は利用者本人が設定する必要がありますので,設定と利用については以下のページをご参照いただきますよう,お願いします。

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多要素認証設定後,結局何を使ってメールをチェックすれば一番良さそう?

スマートフォンや携帯電話を利用する場合,利用者は特に問題なく,いつでもどこでも多要素認証を行ってメールをチェックすることができます。

スマートフォンや携帯電話を利用しない場合,固定電話があるところでしか多要素認証はできません。

Webブラウザのみをご利用であれば,メールをチェックする際(14日間を超える場合),必ずサインインしているその場で認証が必要となります。

ですので,固定電話がある場所以外でも多要素認証を行ってメールチェックをしたいのであれば,Webブラウザのみをご利用を再考していただくことになります。

個人的な好みもあって難しいですが,例えば Thunderbird, Windows の Outlook(現状では多要素認証非対応,一部最新バージョンでは多要素認証対応済の報告もあり)などをこれまで使ってきたのであれば,引き続きご利用することをお勧めします。これらの多要素認証非対応のメールソフトは,「アプリパスワード」を入力することでその後は多要素認証の要求がありません。

初回のみ,例えば学内の固定電話で認証し,最後に表示されるアプリパスワードをコピーするなりメモするなりして大切に保存しておけば,そのパスワードを一回入力すれば,あとは特にすることはありませんので,ご自身のノートPC に Thunderbird をインストールしてアプリパスワードを入力しておき,そのノートPCを持ち歩けば,どこでも(多要素認証の要求なく)メールのチェックができます。

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macOS Mojave で メール.app の場合は?

macOS Mojave ではシステムレベルで多要素認証に対応しています。以下のような手順でメールの読み書きができることを確認しています。

  1. システム環境設定->インターネットアカウントで既存の弘大メールの設定がある場合は削除し,Exchange を選んで新規アカウント作成
    (設定が削除されるだけで,弘大メールアドレスそのものが Office 365から削除されるわけではありません。)
  2. 弘大メールアドレスを入力し,サインイン
    (「手動構成」ではなく「サインイン」)
  3. (アプリパスワードではなく)ログインパスワードを入力すると,多要素認証の要求が(スマホのアプリまたは電話に)飛んでくるので「承認」をタップするか,#キーを押すか,またはパスコードを入力するなりして多要素認証を行う。

ただし,システム環境設定>インターネットアカウント>iCloud で,キーチェーンの連携にがオンになっているとうまくいかない(設定したアカウント情報が削除される)という報告もあります問題が生じた場合は,iCloud>キーチェーンの設定を外し,もう一度 Exchangeアカウントを作成してください。

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多要素認証設定後,iPhone でメールが見れなくなった

iOS のメールアプリは本稿初稿執筆現時点では多要素認証非対応ですので,これまでメールが閲覧できていたのに,多要素認証の設定後,閲覧できなくなってパスワードの入力を求められる場合は,以下のようにしてください。

設定 > パスワードとアカウント から,弘大メールのアカウントにアプリパスワードを入力してください。

追記:2018年12月時点で,iOS 12 については多要素認証に対応したため,アプリパスワードは必要がなくなりました。新たにアカウントを設定する場合は,弘大メールアドレスと Hiroin ID のパスワードを入力し,多要素認証で承認してください。

参考:iPhone、iPad、iPod touch で Exchange ActiveSync を設定する – Apple サポート

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Safari でアプリパスワード作成の画面に行こうとすると問題が発生する

Safari でアプリパスワードの追加作成を行おうとすると,以下のエラーが出るという報告があります。その場合は,以下の方法をお試しください。

Safari で
・Office365 の設定
↓
・セキュリティーとプライバシー

までいったら,

1. Safari メニュー(アップルメニューの右隣)から
「このWebサイトでの設定...」を選び,
2. 「ポップアップウインドウ」の項目を「許可」にする。

そのあとで,

・アプリ バスワードの作成と管理

をクリックして
「作成」をクリックしてみてください。

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アプリで認証する設定の途中,QR コードを読み取るところで「次へ」ボタンが見えない

Web ブラウザのウインドーの大きさによっては,QR コードを読み取った後の「 次へ 」のボタンが見えない場合があります。

「 次へ 」のボタンをクリックしてすすまないと認証設定が完了しません。

スクロールできない場合には,

  • Windows の場合は control(コントロールキー) と -(マイナスキー)を同時に押す
  • macOS の場合は command キーと -(マイナスキー)を同時に押す

と画面が縮小表示されて,隠れていた「 次へ 」のボタンが見えますので,クリックして認証設定を完了してください。

 

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Safari で Authenticator アプリの設定をしようとすると問題が発生する

  1. 「Authenticator アプリの設定」ボタンを押す直前に,
  2. Safari メニュー(アップルメニューの右隣)から 「このWebサイトでの設定…」を選び,
  3. ポップアップウインドウ」の項目を「許可」にしてから,
  4. 「Authenticator アプリの設定」ボタンを押してください。

 

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海外出張中にメール(多要素認証)を利用したい

「アプリ認証」はWi-Fiや現地のSIMに交換した場合であっても利用できます。ネット接続できない環境の場合は、下記手順で「確認コード(6桁の数字)」で認証してご利用ください。

  1. 認証画面で「別の方法でサインイン」をクリックします
  2. 「モバイルアプリの確認コードを使用します」をクリックします
  3. Authenticator アプリを開いて確認コード(6桁の数字)を確認します
  4. 確認コード(6桁の数字)を入力して[検証]をクリックする

 

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シャープのボタンを押しても設定できない

お使いの電話がダイヤル回線である可能性が考えられます。
“トーン”と記載されたボタンまたは”*”ボタンを押し,続けて”#”ボタンを押してみてください。

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