FAQ

[ツール]-[オプション]を選択し、[連絡先フォルダーから開始する]にチェックを入れて、[OK]をクリックする。

「複数台でメールを読み書きしている場合，以前は1台でメールを開封しても他のパソコンでは既読にならなかったのに，新メールシステムでは全て既読表示される．」

回答：

Microsoft 365のメールサービスでは，POP ではなく，Exchange又はIMAP というプロトコルの使用を推奨しています．

確かに，これまで POP で利用されてきた方には，使い勝手が変わり，最初はとまどうかもしれません．しかし，Exchange又はIMAP は POP に比べて，以下のような利点があります．

• 全てのメールをメールサーバ上に保存したまま管理します．
• 複数端末からのメール状態（未読・既読・返信済等）を全てメールサーバ上で一元管理します．
• 利用した新メールシステムではセキュリティ対策も向上しています．

これまで POP をお使いでしたので，Exchange又はIMAP の仕様にとまどっているかもしれませんが，POP はメールの状態をローカルのパソコンにダウンロードした状態で管理しますので，複数台でメールを管理している場合，ある1台でメールを読んだとしても，別のバソコンでは，そのメールを読んだかどうかが同期されません．また，返信を書いたかどうかもわかりません．

複数台でメールの管理をされる場合は，Exchange又はIMAPは特に利便性が高いと思います．

「Exchange又はIMAP は複数端末からのメール状態（未読・既読・返信済等）を全てメールサーバ上で一元管理する」ということをご理解いただければ，Exchange又はIMAPで快適にメール管理できると思いますが，いかがでしょうか？

しかし，どうしても昔の POP を使いたいという利用者のために，センターではサポートしませんが，POP による接続も可能になっています．利用者ご自身での設定となりますが，以下のリンクにあるサーバ設定を参考にしていただきますよう，お願いします．

• 【参考】サーバ設定

Office 365 (Outlook Web App) で「歯車」＞「オプション」＞「アカウント」＞「接続されているアカウント」で転送設定をしている場合，Office 365 のメールボックスに送られたメールには，ヘッダに Resent-From: がつきます．

そのため，このメールに返信する際，（Becky! などの）一部のメールソフトでは，

　これは，転送メッセージです．
　どちらのアドレスに返信するかを選択してください．
　・Resent-From: のアドレス
　・From: のアドレス
　・両方

などのような「返信アドレス選択メッセージ」が出る場合があります．（Thunderbird では，Resent-From: があっても，From: アドレスに返信されるので，このような「返信アドレス選択メッセージ」は出ません．）

メール返信のたびに，この「返信アドレス選択メッセージ」が表示されて煩わしい場合，改善策としては以下があります．

• Office 365 の転送設定をやめる．（Resent-From: ヘッダがつかなくなります．）
• 転送設定を維持したい場合は，メールソフトを（Becky! 等以外のもの，例えば Thunderbird 等に）変える．
• Becky! 以外のメールソフトは使いたくない，しかし，Office 365 に来たメールを Gmail で集約して読み書きしたい場合は…

  Office 365 で転送設定を行うのではなく，Gmail の「設定」＞「アカウントとインポート」＞「POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認」から下記の設定例に従って，自分の POP3 メール アカウントを追加して下さい．

  Office 365 に転送設定を入れるのではなく，Gmail から取りにいかせる設定を入れるということです．

  • Gmailの場合 – 「メールシステム（Office365）」の利用方法

Hiroin IDが削除されると新しいメールは届かなくなり、古いメールも閲覧できなくなります。Web版のOffice 365にもアクセスできなくなります。古いメールを閲覧したい場合は、Hiroin IDが削除される前に以下を参考にパソコンにメールを取り込んでください。

• Outlookアプリでのメールデータバックアップ(PDF)
• Thunderbirdでのメールデータバックアップ(PDF)

信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定され，受信トレイから迷惑メールフォルダに移動させられてしまい，「大事なメールが届いていない！」というご相談を受けることがあります．

迷惑メールと誤判定されることを防止するには，以下のように信頼できる差出人を登録して，迷惑メールフォルダに移動しないように設定してください．

Outlook Web App の「オプション」＞「メール」＞「アカウント」の「許可／拒否」
https://outlook.office.com/owa/?path=/options/blocksenders
から，「信頼できる差出人と宛先のリスト」にメールアドレスを追加し，「保存」します．

また，弘大メールアドレス（@hirosaki-u.ac.jp）はここでは追加できないようですので，「連絡先からのメールを信頼する」にチェックして，Outlook Web App の「連絡先」
https://outlook.office.com/owa/?path=/people
の「個人用の連絡先」にメールアドレスを追加します．

受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしい，なんとかしたいという場合。

件名が「（一斉送信）」から始まるメールを，自動で受信トレイから別のフォルダーに整理する例を以下に示します．

1. Office 365 の Outlook で，「フォルダー」の右の「＋」をクリックして，フォルダーを新規作成します．以下の例では，「一斉送信されたメール」という名前のフォルダーを作成しています．
   
2. Office 365 の「設定」（歯車のマーク）から「アプリの設定」＞「メール」を選択．
   
3. 「受信トレイと一括処理ルール」で「＋」をクリック．
   
4. 以下の例にならって，件名に（一斉送信）という単語が含まれている場合，メッセージを「一斉送信されたメール」フォルダーに移動する，というルールを作成します．
   
5. このルールを作成しオンにすると，それ以降はこのルールによって，件名に（一斉送信）がつくメールは自動的に「一斉送信されたメール」フォルダーに移動され，受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしいということがなくなります．

「アプリ認証」はWi-Fiや現地のSIMに交換した場合であっても利用できます。ネット接続できない環境の場合は、下記手順で「確認コード(6桁の数字)」で認証してご利用ください。

1. 認証画面で「別の方法でサインイン」をクリックします
2. 「モバイルアプリの確認コードを使用します」をクリックします
3. Authenticator アプリを開いて確認コード(6桁の数字)を確認します
   
4. 確認コード(6桁の数字)を入力して[検証]をクリックする

電話番号を引き継いでスマートフォンの機種変更を行った場合の設定手順です。スマートフォンにはあらかじめ「Microsoft Authenticator」をインストールしておいてください。

• App Store(iOS)
• Google Play(Android)

1. サインインします
   アカウントにサインイン
2. [Microsoft Authenticator アプリを現在使用できません]
   (このウインドウが表示されずにサインインできた場合は5番に飛ぶ)
3. IDを確認する方法を選択する
4. 携帯電話のSMSを確認してコードを入力する
5. [アカウントを表示]
6. [セキュリティ情報]
7. 2の認証画面が表示された場合は、2～4を実行する
8. 旧スマートフォンの情報を[削除]
9. [OK]
10. [サインイン方法の追加]
11. [認証アプリ]
12. [次へ]をクリック
13. [次へ]をクリック
14. 新しいスマートフォンの「Microsoft Authenticator」でQRコードを読み込ませてアカウントが追加されたら、[次へ]をクリック
15. 新しいスマートフォンで[承認]する
16. 新しいスマートフォンで[承認]する
17. [次へ]をクリック
18. 「Microsoft Authenticator」が追加されました
19. [設定完了]

Outlookでメール送受信に障害が発生した際は下記の手順をお試しください。
POP3をご利用の方はメールを消失する可能性がありますので実行しないでください。

1. 下記ページ真ん中辺りにある[ダウンロード]をクリックして「SaraSetup.exe」をダウンロードする。
2. ダウンロードしたファイル「SaraSetup.exe」をダブルクリックして、Microsoft サポート/回復アシスタントをインストールする。
3. 「問題が生じているアプリはどれですか？」と聞かれたら、[Outlook]を選択して「次へ」をクリックする。
4. 「発生している問題を選んでください。」と聞かれたら、
   「OutlookでOffice365のメールを設定するのにサポートが必要です。」を選択して「次へ」をクリックする。
5. 「これは問題が影響しているコンピュータですか？」と聞かれたら、「はい」を選択して「次へ」をクリックする。
6. サインインして、指示に従います。

Office 365 サポート/回復アシスタントを使用して Outlook と Office 365 の問題を修正する

Office365では複数の認証方法を登録できます。「電話認証」の他に下記の手順で「アプリ認証」も登録しておくことをお勧めします。「アプリ認証」は(海外)出張先で現地のWi-FiやSIM交換した場合でも利用できます。

1. 「Microsoft Authenticator」アプリをインストールします。
   アプリ認証にはスマートフォンが必要です。スマートフォンでこのページを開き、Microsoft Authenticator というアプリを以下のリンクからダウンロードしてください。アプリは無料です。
   • App Store (iPhone)
   • Google Play (android)

2. パソコンでブラウザ(Firefoxやchrome)を起動しサインインします。
   アカウントにサインイン
3. [マイ アカウント]をクリックします。
   
4. [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]をクリックします。
   
5. [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]をクリックします。
   
6. [Authenticator アプリの設定]をクリックします。
7. QR コードが表示されます。
8. スマートフォンで「 Microsoft Authenticator 」を起動します。
9. 右上の「＋」をタップします。
10. 「職場または学校アカウント」を選択します。
11. 先ほどの QR コードをスキャンします。
12. アカウントが追加されます。
13. パソコンで[次へ]をクリックします。
14. 
15. スマートフォンで[承認]をタップします。
    
16. パソコンで[アプリケーションで通知する]を選択されていることを確認します。

以下のページを参考にメールをデスクトップ版のOutlookからエクスポートしてPCに保存することができます。（Web版からはエクスポートすることはできません。）

Windowsの場合

電子メールをバックアップする（Microsoft サポート）

Outlookのメールをバックアップする方法
https://office-hack.com/outlook/backup-mail/

以下のページは動画の説明があります。

メールデータのバックアップをとりたいです。（Microsoft 365 from NTT Communications）
https://support.ntt.com/office365/faq/detail/pid2300000or8

Mac OSの場合

アイテムを Outlook for Mac のアーカイブ ファイルにエクスポートする（Microsoft サポート）

@hirosaki-u.ac.jp あてのメールがブロックされて届かない場合，次のようなエラーメッセージが返されるときには，下記のページを参考に Office 365 の受信拒否リストから削除する必要があります．

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [***.***.***.***]. To request
removal from this list please visit https://sender.office.com/ and
follow the directions. For more information please go to
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=526655 (AS16012609)

• リストから除外のポータルを使って、Office 365 の受信拒否リストから自分自身を削除する

以下は，Microsoft Office 365 Community の記事からの引用です．

Exchange Online Protection (EOP) ではスパム送信動作の疑いが見られる IP アドレスを検知し，弊社独自のブロックリストを日々更新しております．このブロックリスト上の IP アドレスからのメールの受信を EOP 上で制御することで、スパム攻撃の対策を行い、EOP をお使いのお客様のメール サーバーや Office 365 テナントを保護します．

意図せず IP アドレスがブロック リストに追加された場合には、以下のように除外の申請を行うことができます．

550 5.7.1 Service unavailable; Client host
[***.***.***.***] blocked using FBLW15
To request removal from this list please forward this message to delist@messaging.microsoft.com

のような内容を含む配信不能通知メールを，宛先 : delist@messaging.microsoft.com に転送して下さい．その際，件名や本文に，

宛先: delist@messaging.microsoft.com
件名: Please remove ***.***.***.*** from the block list
本文:
Hello,
Please remove ***.***.***.*** from the block list.
– 以下、配信不能通知メールの引用 –

のように，除外を申請する IP アドレスが記載されていることをご確認ください。

• Exchange Online Protection における IP アドレスのブロックを解除するには – Microsoft Office 365 Community